Lees verder »]]> Kennismanagement is tegenwoordig een populaire term binnen organisaties. Het is bijna een hype om een organisatie om te vormen naar een kennisorganisatie. Echter vaak wordt het systeem om de kennis op te slaan vergeten. In het kader van ‘methode van onderzoek’ van de Hogeschool Leiden heb ik een onderzoek(je) uitgevoerd naar kennismanagementsystemen. Het onderzoek bestond uit drie onderdelen gevolgd door een conclusie.

Typen kennismanagementsystemen

• Datawarehouses; Een systeem waar de data centraal staat en niet de kennis.
• Documentbeheersysteem; Een systeem waar documenten centraal staat en niet de kennis.
• Probleem-oplossend-systeem; Denk dan aan ITIL systemen, systemen welke vaak worden gebruikt op een telefonische helpdesk om het probleem te lokaliseren en oplossen. Het is niet echt een kennissysteem omdat het niet ontwikkeld is om kennis te verspreiden of te delen. Het ondersteunt wel het onderliggende proces.
• Leersysteem; Systemen bekend van de online studie programma’s. Het nadeel van deze systemen is dat de gebruiker de inhoud niet kan wijzigen.
• Kennismanagementsystemen; Systemen welke echt de infrastructuur bieden voor het opslaan en delen van kennis.

Bestaande systemen

De volgende stap was om elke bestaande systemen te vergelijken op functionaliteit en gebruik. Ik heb met drie leveranciers contact gehad, in eerste instantie waren deze zeer enthousiast later wilden ze echter geen informatie vrijgeven. Waarom deze mensen zo geheimzinnig doen is mij niet geheel duidelijk. Ik denk dat het er mee te maken heeft dat niemand echt weet wat een kennismanagementsysteem is en iedereen probeert hun pakket gewoon te verkopen.

Het ideale systeem

In dit hoofdstuk wordt het ideale kennismanagementsysteem uiteen gezet. Natuurlijk is er geen ideaal systeem maar ik heb de belangrijkste modules beschreven.

• Wiki’s; Zeer gemakkelijk om pagina’s te maken en aan te passen samen met collega’s.
• Kenniskaarten; Een database met informatie over elke medewerker. Welke informatie is afhankelijk van de organisatie maar denk aan opleidingen en ervaringen.
• Relatiebeheer; Welke medewerker verkrijgt bij wie zijn kennis, vooral externen zijn interessant.
• Probleem wizards; Een wizard voor het helpen van het instellen van bijvoorbeeld een e-mail account.
• Nieuws; Vaak vergeten onderdeel maar het zou niet mogen ontbreken.
• Zoek functionaliteit; Een open deur maar wel erg belangrijk onderdeel.

Conclusie

Rond de term kennismanagementsysteem is nog veel onduidelijk. De laatste jaren komt kennismanagement in de mode en wordt er organisatorisch meer aan gedaan. Er wordt echter weinig gebruik gemaakt van systemen om de kennis te delen.

Als conclusie kan ik dan ook zeggen dat nog te weinig onderzoek gedaan is naar systemen om kennis op te slaan en te delen. Er zijn vele onderzoeken naar het veranderen van de organisatie naar een kennisorganisatie gedaan maar de ict infrastructuur wordt vaak vergeten. Het zelfde zie je bij bedrijven, ze houden zich wel bezig met kennismanagement maar het systeem voor het opslaan van kennis blijft achter.