Innovatie via studenten: voorwaarden voor succes

In een eerdere blogpost schreef ik over innovatie via studenten. In dit artikel ga verder op dit idee en beschrijf ik een aantal voorwaarden voor een succesvol project met studenten.

Op basis van het vorige artikel denk je misschien eraan om direct een school in de regio op te bellen en te informeren naar de mogelijkheden. Dit is een goede gedachte, houd deze vast, maar er zijn wel een aantal randvoorwaarden waaraan moet worden voldaan om het tot een succesvol einde te brengen.

1. Begeleiding

Een groep studenten zijn geen werknemers, daarom hebben ze wat begeleiding/coaching nodig. Dit moet vanuit twee kanten komen. Allereerst moet de school zorgen voor de proces begeleiding. Wordt door de groep de juiste acties genomen en de vereiste rapporten netjes opgeleverd. Ten tweede moet de bedrijfsbegeleider op inhoud sturen. Dit is een belangrijk punt en wordt nog een keer geraakt bij de punten 2 en 4.

2. Beschikbaarheid

Het moet niet het doel zijn om een kick-off meeting te hebben en daarna een afgesproken periode later een rapport te krijgen. De studenten zullen vragen hebben en hebben inhoudelijke begeleiding nodig, dit kost allemaal tijd van de bedrijfsbegeleider. Het is begrijpelijk dat dit soort projecten geen top prioriteit zijn echter probeer wel een vast overleg in te plannen. Regelmatig contact zal het eind resultaat alleen maar verbeteren. De beschikbaarheid geld niet alleen voor de bedrijfsbegeleider maar ook van andere mensen binnen de organisatie. Het is goed voor te stellen dat de studenten ook een interview willen houden met hoofd inkoop, verkoop, marketing en productie. Als bedrijfsbegeleider kun je er wel voor zorgen dat de studenten goed zijn voorbereid en dus geen tijd verdoen van de interviewers.

Als laatste punten bij beschikbaarheid wil ik niet naar de beschikbaarheid van mensen maar naar de beschikbaarheid van informatie kijken. Het is een logische vraag dat studenten naar de jaarcijfers willen kijken, echter dit is voor bedrijven vaak gevoelige informatie. Hoe hier mee om te gaan moet worden afgestemd met de studenten en de school. Persoonlijk ben ik van mening dat een overeenkomst tussen het bedrijf, de school en de studenten voldoende moet zijn om deze informatie vrij te geven. Zo heeft het bedrijf zekerheid dat de cijfers niet op straat komen en de studenten de vereiste informatie.

3. Verwachtingen afstemmen

Studenten voeren de opdracht uit in ruil voor studiepunten en voor een goede (leer) ervaring. De school bepaald wat de studenten moeten doen. Zorg ervoor dat het doel bij alle partijen (school, studenten en het bedrijf) bekend en afgestemd zijn. Heeft het bedrijf het idee dat de studenten een marktonderzoek uitvoeren en de school de opdracht heeft gezet om het bedrijf over 10jaar te schetsen is het wachten op een teleurstelling bij een van beide partijen. Je zou de opdracht kunnen vergelijken met het laten uitvoeren van een opdracht bij een externe partij. Wat is het doel van de opdracht, wanneer moet er worden opgeleverd, hoeveel contact is er tussen de partijen (zie punt 1 en 2), wanneer wordt het project als een succes gezien en ga zo maar door. Vergeet hierbij niet de studenten, wat soort groep gaat de opdracht uitvoeren? Is het een verplicht vak wat met zo min mogelijk inspanning moet worden gehaald of is er motivatie om het project echt tot een succes te volbrengen en voor de 10 te gaan?

4. Geef de vrije hand

Met het eerste punten (begeleiding) ligt gelijk ook een valkuil. Probeer niet de studenten te sturen naar een sociaal geaccepteerd antwoord of het antwoord wat jij graag wil hebben. Het proces van idee generatie gaat via 4 fases (idee generatie, idee selectie en idee uitwerking). Juist bij de idee generatie is het belangrijk om out-of-the-box te denken. Probeer hierin mee te gaan en faciliteer, maar net als bij brainstormen probeer het niet af te remmen. Het is namelijk erg gemakkelijk om bij elk idee te zeggen dat het nooit gaat gebeuren of dat het al geprobeerd is en niet werkte. In de fases van selectie en uitwerking is het mogelijk om iets meer te sturen maar ook hier geld: niet te veel. Een idee kan vanuit een bedrijf perspectief 3 kanten op gaan:

(A) het is te gek voor woorden en niet realistisch. Weet je dat zeker? Denk eens 10 jaar terug, had je dan voor mogelijk gehouden wat er nu allemaal mogelijk is iphones en ipads?

(B) goed idee, is al geprobeerd en mislukt. Schijnbaar wordt dit toch als een belangrijke kans gezien, is alle inzet geleverd om ook daadwerkelijk het idee succesvol te implementeren?

(C) goed idee en hebben we zelf nog niet aangedacht. Dit soort ideeën zijn natuurlijk het meest waardevol voor het bedrijf echter onderschat niet de waarde van ideeën type A en B.

5. Zichtbaarheid

Het laatste punt is niet zozeer een voorwaarde voor succes van het project echter meer voor innovatie in het algemeen. Innovatie moet niet worgen verstopt in een afdeling of afgeschermd van de bedrijfsvoering. Het laat zien dat het bedrijf nadenkt over de toekomst en nieuwe producten/diensten. Zet het in het maandelijkse krantje dat er een groep studenten bezig is en alle input welkom is. Probeer een eind presentatie te regelen bij het hoger management. Dit is leuk voor de studenten en geeft inzicht voor het management hoe er over innovatie wordt gedacht. Vaak is de presentatie afhankelijk van het resultaat van het project. Echter zie punt 4 met de drie oplossingsideeën: wat er ook uitkomt, het is een boodschap en er moet iets mee worden gedaan.

Conclusie

Zoals beschreven in het vorige artikel kunnen studenten een frisse blik hebben om bestaande problemen of de toekomst van het bedrijft. Voordat je aan de slag gaat met studenten moet je wel van een vijftal punten bewust zijn. Als deze punten zijn besproken, de studenten enthousiast zijn dan dan kan er zomaar een verrassend resultaat ontstaan.

Het moet geen goedkope en snelle manier zijn om een opdracht te laten uitvoeren. Studenten kunnen geen traditionele bedrijfsfuncties zoals innovatie vervangen. Studenten kunnen echter wel voor verrassende resultaten zorgen en wel de juiste (pijnlijke) vragen stellen.

Afbeelding: Aaconsultingengineers