Kennismanagement is tegenwoordig een populaire term binnen organisaties. Het is bijna een hype om een organisatie om te vormen naar een kennisorganisatie. Echter vaak wordt het systeem om de kennis op te slaan vergeten. In het kader van ‘methode van onderzoek’ van de Hogeschool Leiden heb ik een onderzoek(je) uitgevoerd naar kennismanagementsystemen. Het onderzoek bestond uit drie onderdelen gevolgd door een conclusie.
Typen kennismanagementsystemen
- Datawarehouses; Een systeem waar de data centraal staat en niet de kennis.
- Documentbeheersysteem; Een systeem waar documenten centraal staat en niet de kennis.
- Probleem-oplossend-systeem; Denk dan aan ITIL systemen, systemen welke vaak worden gebruikt op een telefonische helpdesk om het probleem te lokaliseren en oplossen. Het is niet echt een kennissysteem omdat het niet ontwikkeld is om kennis te verspreiden of te delen. Het ondersteunt wel het onderliggende proces.
- Leersysteem; Systemen bekend van de online studie programma’s. Het nadeel van deze systemen is dat de gebruiker de inhoud niet kan wijzigen.
- Kennismanagementsystemen; Systemen welke echt de infrastructuur bieden voor het opslaan en delen van kennis.
Bestaande systemen
De volgende stap was om elke bestaande systemen te vergelijken op functionaliteit en gebruik. Ik heb met drie leveranciers contact gehad, in eerste instantie waren deze zeer enthousiast later wilden ze echter geen informatie vrijgeven. Waarom deze mensen zo geheimzinnig doen is mij niet geheel duidelijk. Ik denk dat het er mee te maken heeft dat niemand echt weet wat een kennismanagementsysteem is en iedereen probeert hun pakket gewoon te verkopen.
Het ideale systeem
In dit hoofdstuk wordt het ideale kennismanagementsysteem uiteen gezet. Natuurlijk is er geen ideaal systeem maar ik heb de belangrijkste modules beschreven.
- Wiki’s; Zeer gemakkelijk om pagina’s te maken en aan te passen samen met collega’s.
- Kenniskaarten; Een database met informatie over elke medewerker. Welke informatie is afhankelijk van de organisatie maar denk aan opleidingen en ervaringen.
- Relatiebeheer; Welke medewerker verkrijgt bij wie zijn kennis, vooral externen zijn interessant.
- Probleem wizards; Een wizard voor het helpen van het instellen van bijvoorbeeld een e-mail account.
- Nieuws; Vaak vergeten onderdeel maar het zou niet mogen ontbreken.
- Zoek functionaliteit; Een open deur maar wel erg belangrijk onderdeel.
Conclusie
Rond de term kennismanagementsysteem is nog veel onduidelijk. De laatste jaren komt kennismanagement in de mode en wordt er organisatorisch meer aan gedaan. Er wordt echter weinig gebruik gemaakt van systemen om de kennis te delen.
Als conclusie kan ik dan ook zeggen dat nog te weinig onderzoek gedaan is naar systemen om kennis op te slaan en te delen. Er zijn vele onderzoeken naar het veranderen van de organisatie naar een kennisorganisatie gedaan maar de ict infrastructuur wordt vaak vergeten. Het zelfde zie je bij bedrijven, ze houden zich wel bezig met kennismanagement maar het systeem voor het opslaan van kennis blijft achter.
3 reacties
Ellen Kragt zegt:
07/04/2009 om 16:42 (UTC 2)
Zou ik de rest van het hoofdstuk waarin de belangrijkste modules van kennismanagement uit een gezet zijn kunnen ontvangen?
Alvast bedankt.
Hans Kok zegt:
09/07/2011 om 18:05 (UTC 2)
Ik ben aan het onderzoeken op welke wijze een kennis systeem gebruikt kan worden binnen onze maatschap Fysiotherapie waarin wij diverse diensten aanbieden. Aan welke modules moeten wij dan denken e/o wat zou handig zijn naar jouw mening.
In afawchting van je reactie,
Met vriendelijke groet,
Hans Kok
Spijkenisse
Sjoerd zegt:
12/07/2011 om 17:27 (UTC 2)
Beste Hans,
de vraag “welke modules handig zijn” is 100% situatie afhankelijk. Wat is het doel van het project? Wat achterliggend probleem moet worden opgelost?
In het geval van fysiotherapie zie ik twee soorten kennis. Ten eerste kennis over de klant en zijn klacht. Ten tweede kennis van de behandelaars. Beide type kennis vereisen verschillende oplossingen.
Nog enkele belangrijke onderdelen welke niet genoemd zijn in het artikel:
- Mensen; het draait niet om de (technische) oplossing maar om de mensen welke het systeem gaan gebruiken. Wat zijn hun eisen, hoe gaan zij het systeem gebruiken, ondersteunen zij de ideeën?
- Structuur; denk goed na hoe je de kennis gaat structuren en opslaan in het systeem. Alle kennis erin stoppen is goed, maar het moet vooral ook vindbaar zijn.
- Spreek regels af; Krijgen de mensen tijd om het systeem (dagelijks) te vullen? Wordt het gebruik van het systeem beloond?
U ziet, een zeer interessante vraag die u stelt echter niet eenvoudig te beantwoorden. Ik hoop dat ik zo een aantal handvatten heb gegeven voor de volgende stappen. Mocht u nog vragen hebben hoor ik deze altijd graag!
Sjoerd Blauw